8 tipů jak připravit úspěšnou tiskovou konferenci

Příprava tiskové konference rozhodně patří do rukou profesionálů. Žádný učený ale z nebe nespadl, proto přinášíme 8 top rad, na které je třeba při plánování tiskovky myslet.

1. Zohledněte aktuální témata v médiích

Máte zajímavou novinku nebo prohlášení, které chcete oznámit světu? Nejprve se zamyslete nad tím, zda je pro to vhodná doba. Především zohledněte, zda se v médiích zrovna nepropírá jiné, konkurenční téma, které by vaší tiskovou konferenci mohlo zastínit.

U ČTK si ověřte, že se ve vámi preferovaný termín nekoná jiná podobná konference. Vyhnete se tak ultimátu, při kterém by novináři museli volit mezi vaším klientem a akcí konkurenční společnosti. Novinářům dejte o vaší události vědět ve srozumitelné formě co nejdříve, a ještě se jim několikrát slušně připomeňte.

2. Zapomeňte na pondělí a pátek

Hodilo by se vám konferenci uspořádat v pondělí nebo v pátek? Tak na to raději zapomeňte. Ideální dobou je úterý, středa nebo čtvrtek.

Pokud jde o denní dobu, ta už bývá flexibilnější. Pro různé příležitosti se hodí bussiness snídaně nebo konference spojená s obědem. Oblíbené jsou ale i odpolední nebo večerní lunche.

3. Včas oslovte ty správné novináře

Nasnadě je také otázka, jak vytipovat správné novináře. Klíčové je, zda se novinář o prezentované téma dlouhodobě zajímá, ale také pro které médium píše. Nic ale nepřekoná fakt, pokud se s novinářem znáte osobně a víte tak, co od sebe navzájem očekávat.

Krizovky se ale stávají a tak je možné, že budete novináře shánět na poslední chvíli. Nejzazší termín pro odeslání pozvánky by měl připadat na poslední pátek před akcí.

4. Držte se scénáře a organizujte

Tisková konference je do jisté míry event jako každý jiný. Vyžaduje smysluplný rozpočet, dobrou organizaci i secvičený scénář. Vybrané místo je proto lepší připravit s dostatečným předstihem. Ujistěte se, že máte scénář sehraný nejen s klientem, ale také s pronajímatelem prostoru či jeho zástupcem. Pro případ nouze mějte po ruce telefon s důležitými kontakty a všechny problémy řešte podle důležitosti za pochodu. Žádoucí je také zajistit, aby hosté v okolí tiskovky nebloudili. K tomu dopomohou různé cedule, roll-upy, ale také hostesky.

5. Buďte nekompromisní, když je potřeba

Tiskové konference často lákají řadu lidí, kteří se chtějí jen zadarmo dobře najíst a odnést si nějaký dárek jako bonus. Jako jakéhosi hlídače u registrace proto zaměstnejte někoho se zdravou vyřídilkou a aktualizovanou prezenční listinou. Jedině tak zajistíte, že na konferenci budou skuteční novináři, kteří kromě gastronomických požitků ocení hlavně hodnotu informace.

6. Informace zábavnou formou

Nejsou to jen televizní diváci, voliči nebo cílové skupiny retailových řetězců, kterým již informace v čiré formě nestačí. Odpolednímu eventu dodá na zábavnosti doprovodný program, u ranních a poledních konferencí si dejte záležet hlavně na kvalitním cateringu.

7. Nepřehánějte to s originalitou

Místo události musí příchozí hosty zaujmout. Raději se ale neřiďte heslem „zážitek nemusí být pozitivní, ale hlavně intenzivní“. Prostory by měly být originální, ale na úrovni. Záleží také na tématu či hlavním sdělením tiskové konference. Pokud plánujeme například uvedení nové řady vodotěsných telefonů, můžeme akci klidně uspořádat v místním akváriu. Závěrečný press kit je samozřejmostí. I pro něj platí, že by novináři měli jasně pochopit myšlenku celého balíčku.

8. Raději více fotek, než méně

Na událost pozvěte profesionálního fotografa. Pokud chystáte speciální prvky programu, nezapomeňte na ně upozornit předem, aby byl fotograf připravený a zachytil nedůležitější momenty z akce. Pouhý požadavek „foťte všechno“ nemusí stačit a na fotkách z akce vám pak může chybět řada podstatných snímků, které už znovu nepořídíte. Vybrané fotky můžete dále sdílet na sociálních sítích i ve foto rubrikách tematických médií.

Máte zábavnou historku z pořádání tiskové konference nebo jste na některou z uspořádaných opravdu pyšní? Podělte se s námi v komentářích.